Scrivere una presentazione powerpoint
1. Come strumento di comunicazione la presentazione non è adatta a tutte le occasioni, ma è ideale quando dovete parlare per presentare un prodotto, un progetto, una strategia che convincano i vostri interlocutori. Perché la presentazione non vive da sola, ma è una freccia in più al vostro arco quando dovete assolutamente colpire l’obiettivo.
I vostri argomenti, i punti di forza, i dati indispensabili per prendere le decisioni li scrivete lì, nero su bianco.
2. Se il vostro obiettivo è convincere, la presentazione Powerpoint può essere il migliore strumento per utilizzare al meglio l’antica ma sempre attualissima arte della retorica.
Le slide si vedono con una sequenza lineare, dalla prima all’ultima, e vi permettono di organizzare il vostro discorso secondo la più classica delle scansioni, quella del discorso ciceroniano:
Esordio: utilizzate la prima e la seconda slide per annunciare ciò di cui parlerete. Un bel titolo, eloquente: non "Strategie di e-business", ma "L’e-business + i sistemi legacy: la scelta vincente per il nostro mercato", così chi vi ascolta ha già una piccola anticipazione. Poi l’indice della presentazione, con i titoli delle slide dalla prima all’ultima. E infine, perché no? anche una bella domanda – sola, nel mezzo della terza slide -, quella cui darete risposta con la vostra presentazione: "come offrire i nostri prodotti attraverso internet?"
Narrazione: esponete dati e fatti (analisi del mercato, trend di crescita della vostra azienda, i prodotti che potete offrire online ai clienti, le difficoltà e le opportunità, le strategie della concorrenza).
Argomentazione: ora prendete posizione ed esponete la vostra idea, il vostro progetto. Analizzate i pro e i contro e fate la vostra proposta.
Conclusione: tirate le fila e riassumete in una sola slide, in uno slogan finale, il "succo" del discorso e il perché della validità della proposta.
3. Una slide di una presentazione power point non deve essere esaustiva come la pagina di un libro, né chiusa e autonoma come una pagina web. È piuttosto la traccia del vostro discorso e un aiuto a meglio comprendere e ricordare per chi vi ascolterà.
Non abbiate quindi la pretesa di metterci tutto: distillate i messaggi e i dati più importanti. Sottolineature, interpretazioni, particolari, dettagli e considerazioni in più sono affidati alle vostre capacità oratorie.
4. Quindi: più che veri e propri testi o delle frasi sintatticamente perfette e compiute, scrivete dei titoli, degli slogan (ma senza iperboli e aggettivi).
Privilegiate cifre e fatti: quando la presentazione viene stampata e portata via sono loro che restano a testimoniare accuratezza e validità della vostra idea.
Se scrivete troppo, correte inoltre un altro rischio: gli ascoltatori si mettono a leggere riga per riga e non vi ascoltano più. Invece il testo delle slide deve essere una sottolineatura di ciò che state dicendo.
5. Perché questo accada, dedicate a ogni item, a ogni idea, una sola slide: il messaggio deve essere ben evidente e leggibile e restare in vista finché non avete esaurito l’argomento.
6. Oltre al titolo, non scrivete quindi più di 6 righe su ogni slide e servitevi il più possibile di liste puntate o numerate (senza però i bruttissimi punti e virgola alla fine di ogni riga: già sono inutili sui documenti cartacei, sulle slide sono tutti elementi di disturbo in più).
7. Andate all’essenziale, anzi all’osso. Eliminate avverbi e aggettivi: le sfumature qualitative le darete con le vostre parole e con il tono di voce.
Fatevi piuttosto aiutare dai simboli: niente è meglio di una bella freccia per esprimere il rapporto causa-effetto, e così per i simboli "maggiore" o "minore".
8. Siate parchi anche con i font: sceglietene due per tutta la presentazione, uno per i titoli e uno per il testo.
Non scrivete con un corpo troppo piccolo: ogni parola si deve poter leggere anche dall’ultima fila di una sala affollata.
Evitate le parole scritte tutte in maiuscolo, limitate il corsivo e soprattutto eliminate le sottolineature, che rendono il testo difficile da leggere a distanza.
La combinazione cromatica più efficace è fondo blu con scritte gialle o bianche, sempre però che scriviate poco.
9. Usate il più possibile grafici e tabelle, ma con titoli esplicativi e con legende chiare, senza troppe abbreviazioni incomprensibili.
10. Non date mai la stampa della presentazione "prima": tutti si metteranno a sfogliarla con una bella caduta dell’attenzione mentre parlate... ma informate subito che la darete "dopo", così nessuno si precipiterà a prendere appunti con ritmi forsennati. E dopo, fornite ai vostri interlocutori anche dei materiali in più: per esempio la stampa della presentazione nella versione con le note, ovvero il vostro discorso in breve ma con tutte le argomentazioni e i passaggi logici.